En medarbetare som tidigare varit engagerad börjar dra sig undan. Någon verkar tröttare än vanligt, svarar kortare eller tappar energi. Det är kanske inget tydligt problem än, men något har förändrats. Många chefer känner igen känslan. Men hur tar man upp det?
Även om chefen vill fråga hur en medarbetare mår, är det lätt att tveka. Tänk om det blir för privat? Tänk om man är fel ute? Eller tänk om man öppnar upp något man inte vet hur man ska hantera?
Fastän det kan kännas så, behöver ett hälsosamtal inte vara komplicerat. Det handlar om att uppmärksamma en förändring innan problemen blivit större, och att skapa trygga rum för samtal.
Vänta inte tills symptomen blir uppenbara
Många chefer vill vara säkra innan de tar samtalet. Därför är ett vanligt misstag att vänta för länge. Ohälsa utvecklas ofta gradvis, där symptom som stress, låg energi, sömnproblem, minskad motivation eller bristande återhämtning kan påverka en person långt innan det syns i sjukfrånvaron. Därför behöver du inte veta exakt vad som pågår för att fråga hur någon har det.
Tidiga samtal mellan chef och medarbetare kan bidra till att förhindra eller förkorta sjukfrånvaro. Det viktiga är alltså inte att du har en färdig slutsats. Det viktiga är att du pratar om det du ser.
Utgå från konkreta förändringar
Ett hälsosamtal blir ofta bättre när det utgår från observationer, inte tolkningar. Istället för att säga exempelvis:
- “Du verkar utmattad.”
- “Du mår nog inte bra.”
- “Du känns stressad.”
Är det bättre att säga något som:
- “Jag har märkt att du verkar tröttare än vanligt.”
- “Jag upplever att du inte riktigt varit dig själv den senaste tiden.”
- “Jag ville bara stämma av hur du har det.”
Du beskriver något du har sett, utan att sätta etikett på medarbetarens mående. Det gör samtalet mindre laddat.
Utöver det är det viktigt att lyssna mer än du pratar. Visa att du vill stötta, medan din medarbetare får möjlighet att uttrycka sig. Ett bra första steg kan vara att ställa en öppen fråga, som:
- “Är det något i arbetet eller situationen just nu som påverkar dig?”
- “Finns det något vi kan justera för att det ska fungera bättre?”
- “Vill du att vi bokar in en ny avstämning om någon vecka?”
Det behöver inte bli ett stort samtal direkt. För många medarbetare kan det göra stor skillnad att känna att någon såg signalerna och vågade fråga.
Du behöver inte ha alla svar
Många chefer undviker hälsosamtal för att de tror att de måste lösa problemet direkt, men chefens roll är inte att vara terapeut. Din roll är att skapa trygghet, lyssna, förstå om arbetet behöver anpassas och hjälpa personen vidare vid behov. Det kan handla om att se över arbetsbelastning, återhämtning, stöd från kollegor eller kontakt med HR, företagshälsa eller annan professionell hjälp.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter lyfter att arbetsgivare ska se till att chefer har kunskap om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning, men också att de har förutsättningar att omsätta kunskapen i praktiken. Det räcker alltså inte att chefer förväntas “ta samtalet” – du behöver också stöd, mandat och rimliga förutsättningar.
Gör hälsosamtal till en del av arbetssättet
I vår hälsocoachning möter vi ofta medarbetare som berättar att de mår dåligt, men att de inte vågar ta upp det med sin chef. Ibland beror det på oro över chefens reaktion, men lika ofta handlar det om tröskeln hos medarbetaren: att inte veta hur man ska formulera sig, inte vilja vara till besvär eller vara osäker på om problemet är tillräckligt stort. Efter stöttning från hälsocoachen vågar många medarbetare ta samtalet med chefen, och nästan alltid går det mycket bättre än personen hade föreställt sig.
Det säger något viktigt om förebyggande hälsoarbete. Ett hälsosamtal ska inte behöva kännas som en nödlösning när något redan gått för långt. För chefer som vill stötta sina medarbetare behöver hälsa vara en naturlig del av organisationen. Det kan handla om regelbundna avstämningar, tydligare stöd till chefer, enklare vägar till coachning eller en kultur där det är accepterat att prata om belastning, återhämtning och mående.
När samtalen sker tidigare blir det också lättare att göra något åt situationen. Det är då hälsosamtalet blir mer än en omtänksam gest. Det blir en del av ett systematiskt sätt att förebygga ohälsa, stärka arbetsförmågan och minska risken för längre sjukfrånvaro.
Vill du veta mer om hur du kan förebygga psykisk ohälsa hos dina medarbetare? Ladda ner vår guide: Psykisk ohälsa på arbetsplatsen